池坊短期大学様 サイボウズ『ガルーン 2』

概要

「Office 6 の操作性はそのままにシングルサインオンにも対応している。」が導入への一番の決めてとなりました。今まで紙で回覧していたお知らせ、回覧などがパソコンでおこなえるようになり、情報共有の第1歩を踏み出せました。

導入背景

池坊短期大学様に導入していただいたサイボウズ 「ガルーン 2」の導入事例をご紹介いたします。導入を検討された経緯、製品選定のポイントについて、お話を聞かせていただきました。勤務形態が異なる先生方と職員との情報共有を実現するのが目的でした。

"職員"と"教員"という勤務形態の異なったメンバー間で情報共有を進めていくには・・・。

グループウェア導入を検討された経緯をお聞かせ願えますか？

池坊短期大学 入学広報部
吉田 全邦 氏

私のような"事務職員"と"先生方"では、まったく勤務形態が異なるので、情報の伝達方法などに苦労してまして・・・。事務所に連絡用のポストを設置し、お知らせ等を入れておくのですが、先生によっては研究室に出勤され、そのまま授業に行かれ、そのまま事務所に寄らず帰宅される方もいらっしゃるので、急ぎのお知らせを見て貰えないというようなケースも多かったんです。

数あるグループウェアの中から「ガルーン 2」を選ばれたのは？

以前から私どもの部単体でスケジュール共有、掲示板という機能をメインに「Office 6」を使ってたんですよ。「Office 6」を選んだのは、まず価格面が手頃だった事なのですが、他大学でも利用されており、便利だという評判も聞いておりましたので、部内に実験的に導入してみることにしたんです。部内では評判が良かったものですから全学に導入する際もサイボウズの製品を選択することにしました。規模的には「Office 6」でも大丈夫との事だったのですが、相談にのってもらったKIPの藤原さんにシングルサインオンに対応している「ガルーン 2」を奨められまして、確かにパソコンにログインするIDとパスワード以外に、もう一つ管理してもらうのも大変だと思い「ガルーン 2」に決定しました。

導入効果

池坊短期大学様に導入していただいたサイボウズ 「ガルーン 2」の導入事例をご紹介いたします。半年使ってみた感想、よく使っている機能、製品に対するご要望、当社担当SEに対する評価などについてお話を聞かせていただきました。

まだまだ慣れは必要でしょうが便利になりましたよ。先生方からの評判も上々です。

ご利用されている機能は"スケジュール"と"掲示板"がメインですか？
部内で利用している時はそうだったんですが、全学導入してみると"社内メール"も良く使われてますね。閲覧確認機能もありますし、気軽にフォローの書き込みができるのも良いみたいです。部内利用の時は、みんなの顔が見えていたので閲覧確認をするまでも無かったのですが、全学で利用すると、このような機能は便利ですね。あとは、個人ごとにはなりますが"ToDoリスト"も便利なので活用しています。それぞれで使っていたOutlookも"メール"機能に統合しましたし、学内の会議室予約などに"施設予約"の機能も使い出しました。あげてみると結構な機能を使ってますね。

理想の情報共有が実現できましたか？

そうですね。まだ運用を始めて半年なので従来のやり方と並行運用している部分もありますが、みんな徐々に慣れてきていますし、先生方も出勤すれば「ガルーン 2」で最新情報をチェックするという運用をしてくださっているようです。ポータル機能の活用などについてはこれから検討していく事になると思いますが、ITを活用した情報共有の1歩目は踏み出せたと思っています。必要な機能から使い始め、慣れてきたら、さらなる活用を検討していくといった使い方ができるのも良いですね。今後も状況を見ながら、情報共有化、業務効率化に役立つ活用を進めていこうと思っています。

製品に対する要望などは、ございませんか？

Eメールについては、長い間"Outlook"を使っていたので操作面で苦労しています。Web型のシステムなので仕方ない部分もありますが、OSのデフォルトメーラーに設定できないため、ホームページ閲覧時に"mailto"の部分をクリックすると"Outlook"が立ち上がるのは、なんとかならないかという意見が出ています。

ご提案、導入支援、サポート等、弊社の対応は如何だったでしょうか？

担当いただいた藤原さんには、提案時から大変お世話になり非常に良くして頂いております。
管理作業が簡単なのが売りのサイボウズ製品ですが、うちには電算専属の担当者がいないので、ユーザー設定、マスタ登録など、すべての初期作業について支援いただきました。シングルサインオンの提案などもして頂いて助かりました。

担当SEコメント

池坊短期大学様に導入していただいたサイボウズ 「ガルーン 2」の導入事例をご紹介いたします。当社担当SEより、導入、構築する際に心がけている点、導入後サポートのポイントなどをご説明させていただきます。グループウェアで情報共有を始めたい方はぜひご相談ください。

操作して頂きやすいポータル画面の作成、使って楽しいツールを目指しました。

取っ付きやすいポータル画面の作成、使って楽しいツールを目指しました。

京都電子計算株式会社
ネットワーク開発部
リーダー 藤原 裕己

サイボウズ ガルーン2の導入、構築にあたり、常に心がけていることは「操作をして頂きやすい画面レイアウト、楽しくご利用いただけるグループウェアの構築」です。
いかに最新の情報を目に留めていただけるか、いかに情報発信をしやすくできるか等々、担当者の方から事務運用ルールや現状の問題点などをヒアリングさせて頂き、その場その場に適したグループウェア作りを行っています。
また、初期設定支援だけでなく、操作説明会や、ご担当者様との定期的な打ち合わせを行わせていただき、サイボウズ ガルーン 2（Office 6）の運用上の問題点等をお伺いし、常にサイボウズ ガルーン 2（Office 6）が職員様にご利用して頂きやすいツールであるように設定の修正変更等のフォローを行わせていただいております。職場/各支店/部署間の情報共有に不満等をお持ちの皆様！ぜひ私までご相談ください。

商標・登録商標

記載の社名、製品名、ロゴは、各社の商標または登録商標です。