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くらしき作陽大学様 Post@net導入事例

2017年6月21日

 

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  2016年に創立50周年を迎えられた、くらしき作陽大学様。音楽学部、食文化学部、子ども教育学部の3つの学部、および作陽音楽短期大学を擁し、岡山県では唯一の音楽系大学です。それぞれの分野で専門教諭も目指すことができる学習環境が整っています。
  文部科学省が実施している大学COC(地の拠点)事業にも参加されており、倉敷を地域の地(知)の拠点とし、大学1年生から倉敷の未来を担うためのフィールドワークを体験することができます。
  くらしき作陽大学様では、受験生に快適な入試システムを目指して、2017年度入試から京都電子計算(株)のインターネット出願システム「Post@net(ポスタネット)」、志願者情報管理システム「Post@inside(ポスタインサイド)」を導入されました。>今回はその導入経緯、導入効果について、入試広報室の片山室長様、小山様にお話を伺いました。

 

導入背景

受験生と大学を取り巻く急激な環境の変動を見極める

インターネット出願システムの導入のきっかけについて教えてください。

  平成28年度、インターネット出願は首都圏だけの話ではなくなり、広島県内の複数の大学が取り入れ始め、さらに岡山にも波及し、競合する近隣大学が導入を検討し始めた時期でした。本学は当初30年度導入予定でしたが、それでは遅いということになり、29年度に前倒しで導入することになりました。

インターネット出願システムの導入は大きな入試改革であったかと思います。
学内の反応はいかがでしたでしょうか。

  当初教授会では、導入に慎重な意見がありましたが、一方で教授や職員のお子様が受験生の方もおられ、インターネット出願が当たり前になっているとの認識が広がってきました。一番の懸念は100%インターネット出願に移行することでしたが、紙との併用をやめることによるコスト削減が最大の決め手となりました。 また、事務局内においての業務効率化を最重視したことから、導入が決定しました。

導入時、複数社にて検討されたと思いますが、幣社に決定された理由は何でしょうか。

  まず第1にコストの面です。初期費用もさることながら、ランニングコストが他社と比べて半分、もしくはそれ以下でした。カスタマイズ費用が随時発生しないというのも大きなポイントでした。

  第2に京都電子計算さんに音楽系の大学の導入実績が既にあったため、今まで取引の無い京都の会社でしたが、他社には無い安心感がありました。担当営業、システム担当のフォローも満足のいくもので、継続して打合せ、取引を行うことができました。

インターネット出願システムを利用された受験生の反応はいかがでしょうか。

  インターネット出願は受験生にとって当たり前になってきており、端末やデバイスに強い受験生は、難なく使いこなすことができます。逆に問い合わせがあったのは、保護者が代わりに申込みをする場合でした。

  本学の場合は選択肢をシンプルにするために、支払い方法をコンビニ払いのみとしたため、操作に対しての受験生側の抵抗感はありませんでした。

  また受験生が入力した内容確認も含め願書をプリントアウトする運用にしたので、プリント用紙を受験生に委ねる形になりました。紙質等若干の違いはありましたが、運用・管理上は、まったく支障はありませんでした。

導入効果

コストカットをしながら、志願者は昨年度より増加

入試事務の効率化、費用削減という側面では、コストに見合う効果はございましたか。
また、紙出願とインターネット出願を比較し職員様の負担の増減についてもお聞かせ下さい。

  従来の紙出願では、担当者が受験生情報のデータ化や管理を行っていたため、情報の誤入力等のリスクが大学として頭を悩ませる部分でしたが、インターネット出願では全て受験生本人が入力することもあり、リスクマネジメントという意味では、かなり強化できたと思います。
生産性という部分では、出願データと書類の紐付けが「Post@inside」で楽にでき、志願者の整理作業においては、大幅に時間短縮が図れました。その時間を、入試業務だけでなく、兼務する他の業務に充てることができました。

  一般入試では二次元バーコードリーダーを利用し、作業効率はさらに上がりました。募集要項に関しては印刷代等で数百万単位のコスト削減ができました。願書分のページ数、部数自体も減らしましたが問題ありませんでした。次年度はPDF化を進め、さらなる削減を見込んでいます。
100%インターネット出願は不安に思うところもありましたが、結果的に今年に関しては、職員の作業時間削減も図れ、かつ志願者は昨年よりも増えました。

音楽学部の出願は、学科・コース専攻・楽器等の選択および組合せが
多様で複雑かと思いますが、ご苦労されたところはございましたでしょうか。

  一般Ⅰ期の曲目について、楽器によって課題曲、自由曲が異なり、マスタの設定が大変でした。各楽器によって、その曲目についてはテキストボックスやプルダウン、チェックボックスなど、選択肢の最適化ができていればさらによかったと思います。
また、「Post@net」は汎用性の高いシステムのため、レスナー(音楽指導者)を登録できたことは大きいと思います。

志願者情報管理システム「Post@inside」をご活用されたことによる
入試事務効率化・学内システムへのデータ連携・効果についてご意見をお聞かせください。

  全体的に使い勝手が良く、「Post@net」 ⇔ 「Post@inside」 ⇔ 学内システムの連携もスムーズにいきました。「Post@inside」は、一覧画面に作業進捗および全ステータスが表示されているので、目的のレコードを特定しやすくなれば、さらに操作性が向上すると思います。

今後の展開

次世代の教育者の育成をサポート

くらしき作陽大学様の今後の展開をお聞かせください。

  本学の強みは各学部ごとに専門教諭の合格者を輩出しているところです。 合格者も毎年実人数が増加しており、その実績を基点に広報をしていかなければと思います。
  事務的な効率ももちろんですが、受験生にとってより使い勝手の良い出願を目指す必要もあり、まだまだ改革は必要かと思います。
  また「Post@net」のオプションであるデジタル受験票の導入も検討しています。受験票をペーパーレスに切り替えれば、受験生は郵送代が不要になり、費用負担を少しでも軽くすることができます。さらに音楽学部の場合は、デジタル受験票に試験のタイムテーブル一覧を添付できればとも考えています。

弊社に期待すること等自由にご意見をお聞かせください。

  昨年度と変わらぬ継続的なサービス提供を期待しています。
来年度はより高い次元での運用改革をしていきたいと考えています。
京都電子計算にお任せして本当によかったと思っています。

入試広報室
室長 片山 嘉政様 小山 陽介様

ありがとうございました。

現代社会に要請される高度な専門性が身につき、また地域における文化・学術の拠点としてご活躍される、くらしき作陽大学様。受験生には多様な入試形態でも間違いの無いわかり易くシンプルな出願を、大学様にはさらなる運用改革のご支援をお約束いたします。


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