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スマートフォン連携による情報活用事例紹介

2012年12月9日

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「スマートフォンには社内情報を持ち出さない」 当社事例 ご紹介

当社ではお客様サービス向上をめざし、営業マンが持つ業務用携帯電話をiPhoneに更新し、グループウェアとの連携などスマートフォンの活用を図りました。
この実現に際しては、「スマートフォンには社内情報を持ち出さない」をめざし、セキュアな環境下で利用できる法人向けリモートアクセスサービス「CACHATTO(カッチャット)」を選択いたしました。

「CACHATTO(カッチャット)」は利用者からもIT管理者からも非常に評価が高く、手前味噌ではございますが、その導入効果、導入にいたるまでの過程など事例としてご紹介させていただきます。

 

「CACHATTO」の検証

CACHATTOは、「いつでも、どこでも、安全にモバイルアクセス」が、売り文句!

携帯電話・スマートフォン・タブレット型PC・パソコンから、社内メールやグループウェアにアクセスできるネットワークサービスです。

 

主な機能として下記のものが挙げられます

  1. メールサーバー連携機能
  2. スケジュール連携機能
  3. アドレス帳連携機能
  4. 社内ポータル連携機能(サイボウズOffice、desknet's)
  5. ノーツDB連携機能(※閲覧できる情報に制限があります)
  6. ファイルサーバー連携機能 (※ iPhone、iPad、Androidのみ)

 

CACHATTOの構成例

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試験導入で「つかいやすい」「気軽にアクセスできる」「速い」と高い評化

当社は本システム導入に当り、試験導入を行い一定の検証を行いました。

利用者からは、専用アプリの使い勝手が焦点となっていましたが、「つかいやすい」「気軽にアクセスできる」「速い」等、高い評価を得ることができました。
勿論、セキュリティ要件は、スマートフォンにはデータが残らず要件を満たしておりました。

 

導入後の効果について

ワークスタイルの変化

主な利用パターンとしては、外出先でのメールチェックや社内文書確認、日報作成ができるようになり、営業マンのワークスタイルに変化が現れ、業務効率が向上しました。

 

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まさに 「いつでも、どこでも、安全にモバイルアクセス」が実現できています。

 

利用者・IT管理者の声


● メールチェックが移動の合間でできて便利!
● 外出先で社内ファイルの閲覧ができるのでお客様からのとっさの質問にもすぐに答えられる!
● 移動中でも部下の日報やスケジュールを確認、管理できる!
● スマートフォンにデータを残さないから、紛失時にリモートスワイプするまでの空白期間を担保できる!

 

等々。

 

導入背景と経緯

企業活動の中では、機密性を重視するお客様との取引情報が多く存在し、セキュリティ確保のために多くの遵守事項が設けられていることと存じます。 当社も当然同様です。

その様な中、セキュリティ方針の一つとして、内部文書の持ち出しや外部へのメール転送を禁止しており、外出の多い営業マンやフィールドエンジニアには不便な状況を強いていました。

 

もちろんWi-Fiを装備したパソコンを持出し、出先から社内LANにリモートアクセスすることは許可していますが、いちいち持ち出す必要があることや重い荷物を抱えた出張時、外出時のチョットした隙間時間に利用するには適していませんでした。

 

その様な状況の中、業務効率を上げ、かつお客様満足度の向上をはかるためには、このような状況を打破する必要があるとして、

 


外出時には必ず携帯しているスマートフォンを用いて、迅速かつセキュアに社内情報にアクセスする方法の検討に入りました。

 

 

検討項目は、「セキュリティの担保」「既存ネットワークへの影響度」「レスポンス」のバランス


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セキュリティの担保

スマートフォンには紛失時に備え、リモートワイプやデータの暗号化という機能もありますが、弊社ではそれらに加え「スマートフォン内に社内情報を残さない方法」を重視し、製品選定をおこないました。

既存ネットワークへの影響度

スマートフォンからの社内情報アクセスにあたり、既存ネットワークの設定への影響が極力すくないことも重要なポイントの一つでした。

レスポンス

社内情報をアクセスするにあたり、多くの手順や待ち時間があるのでは利便性が高いとはいえません。短い時間で簡単に情報にアクセスできるようなレスポンスも選定基準に大きい比重を占めていました。

 

アクセス方法の検証経緯

検証1 VPNによる社内アクセス

 スマートフォンからVPN接続により社内情報にアクセスする方法を検証しました。

 この方法は、既存設備のみでの実現が可能でしたが次のような問題がありました。

1. 社内情報が端末に残ってしまう
2. VPNへの接続が煩雑である

検証2 他のアプライアンス製品との比較・検証

 スマートフォンから社内メールやグループウェアに安全にアクセスできるいくつかのアプライアンス製品を試験運用を行いました。このアプライアンスは、次の特徴があり、セキュリティ要件を満たすものと考えていました。

1. 社内情報が端末に残らない
2. セキュアに社内情報にアクセスができる
3. 専用のスマートフォンアプリによるアクセスが可能

 セキュリティ条件は満たしていましたが、専用のスマートフォンアプリのレスポンスや使い勝手が弊社にはマッチせず、試験利用者からは次のような感想をもらいました。

・気軽にアクセスができない。
・1件のメールを表示するのに時間がかかる。
・専用アプリだが、HTMLベースで処理しており使い勝手が悪い。

今後の展開

携帯電話からスマートフォンへの移行が進む中、社内グループウェアや各種情報へのアクセス要望が高まり、当社では比較検討の上、検証実績で評判の良い「CACHATTO(カッチャット)」を導入いたしました。安全性を確保しつつ使いやすいシステムとして実際に使い易い安全なシステムでした。

この結果を携え、さらなる活用を目指すと共に、これからスマートフォン活用をご検討されるお客様には、サイボウズ、ノーツなどのグループウェア販売店の経験も活かし、「CACHATTO(カッチャット)」活用の具体的なご提案をさせていただければと考えています。

ぜひ、当社担当営業マンまでお問い合わせください。

 

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